محتوى المقالة من كتابة فريق المدونة ولا يعبر عن توجه فريق أرباح.
يعد اختيار نظام محاسبي متكامل للشركات من الأمور الأساسية التي تساعد المؤسسات على إدارة أموالها بكفاءة عالية، ولكن في ظل تنوع الخيارات الموجودة في السوق قد يصعب عليك معرفة النظام الذي يلبي احتياجات شركتك، حيث يعتبر اختيار النظام المحاسبي المثالي بمثابة خطوة ضرورية تضمن لك دقة العمليات المالية، كما توفر الوقت والموارد، لذلك سنتناول في هذا المقال المعايير الأساسية لاختيار أفضل نظام محاسبي.
اختيار نظام محاسبي
يعد اختيار أفضل النظم المحاسبية أولى خطوات النجاح في إدارة الأعمال ونجد أنه قد تختلف البرامج أو النظم المحاسبية في أسعارها أو عدد المهام التي يمكن أن تقوم بها، وتظهر أهمية هذا القرار في جوانب عدة منها؛ ضرورة أن يلبي هذا النظام جميع احتياجات الشركة وتوقعاتها وذلك عن طريق توفير وتحليل المعلومات والتقارير المالية والمحاسبية، حيث تعد هذه البيانات هي أساس القرارات التي يتم اتخاذها وبالتالي فإن صحة هذه القرارات تتوقف على مدى دقة وكفاءة النظام المحاسبي المعمول به، ونجد أن هناك الكثير من المعايير التي لابد وأن تؤخذ في الاعتبار قبل اختيار نظام محاسبي خاص بشركتك، ومن هذه المعايير ما يلي:
طبيعة الشركة أو المؤسسة
هناك الكثير من النظم أو البرامج المحاسبية مثل برامج المحاسبة للشركات الكبيرة، الصغيرة أو المتوسطة، كما نجد أن طبيعة عمل الشركة تعد عاملًا مؤثرًا في عملية اختيار النظام المناسب، فالمعاملات المحاسبية لمؤسسة تجارية أو صناعية قد تكون مختلفة عن تلك المعاملات الخاصة بالشركات التي تقدم خدمات، بالإضافة لذلك فإن حجم النشاط ونموه يؤثر على اختيار النظام المناسب.
تحديد متطلبات العمل
يجب أولًا تحديد أهداف الأعمال والأنشطة الخاصة بالشركة وكذلك المنفعة التي تريد تحقيقها من وراء استخدام النظام المحاسبي، كما يجب تحديد الحسابات والعناصر التي من المتوقع أن يتعامل معها النظام مثل إدارة المخزون وكشوف المرتبات وغير ذلك، ولابد أيضًا التفكير في مستقبل الشركة لمعرفة ما إذا كان هذا النظام يلائم التوسعات المستقبلية أم لا.
سهولة الاستخدام
من الضروري اختيار نظام محاسبي سهل الاستخدام وغير معقد، فلابد أن يوفر واجهة مستخدم بسيطة وأكثر ملائمة لكافة العمليات اليومية وذلك عن طريق التركيز على الأولويات فقط، ويجب أن يحتوي البرنامج على مجموعة من القوائم المنفصلة مثل قائمة المخزون، قائمة العملاء، قائمة الفواتير وذلك بهدف تبسيط العمليات.
السعر
يجب أن يكون السعر مناسبًا مع العمليات التي يقوم بها النظام ومناسب أيضًا مع جودة الخدمات التي يقدمها، بالإضافة إلى ضرورة التأكد من فرض الشركة الموفرة للنظام لمجموعة من التكاليف الإضافية أو أي رسوم أخرى شعرية أو سنوية.
مدى أداء النظام للمهام
يشترط التأكد من مدى نجاح النظام في أداء المهام المطلوبة منه ويمكن التحقق من ذلك عن طريق طلب نسخة تجريبية للبرنامج أو النظام المحاسبي لتقييم مدى كفاءة عمله.
المرونة
من اللازم أن يتميز نظام المحاسبة الخاص بشركتك بالمرونة، وذلك من خلال قدرته على مواكبة كافة التطورات والتغيرات التي قد تطرأ على الأنشطة والأعمال الخاصة بالمؤسسة، بالإضافة إلى هذا لابد وأن يكون مدعوم بشبكة الإنترنت لكي يستطيع جميع الموظفين الوصول إلى قاعدة البيانات لإدارة العمليات المالية في أي وقت.
خدمات ما بعد البيع
يحب معرفة ما إذا كانت الشركة المصممة للنظام تقدم خدمات دعم بعد البيع أم لا وأيضًا يجب معرفة مدى استجابة الشركة لكافة استفسارات ومشاكل العملاء.
أهمية النظام المحاسبي للشركات
نجد أن اختيار نظام محاسبي متكامل للشركات له أهمية كبرى في إدارة الشركات فهو له دور مهم وضروري في نجاح الأعمال والحفاظ على الصحة المالية، وتظهر أهمية النظام المحاسبي فيما يلي.
- توفير معلومات دقيقة: يساعد النظام المحاسبي المتكامل على تسجيل وتحديث المعلومات المالية بشكل دقيق وبالتالي يتم توفير معلومات موثوقة يمكن الاستناد إليها في اتخاذ القرارات.
- تحسين الكفاءة: بفضل الأتمتة وتقنيات البرمجة يعمل النظام المحاسبي على تبسيط وتسريع العمليات المحاسبية وبالتالي يتم التقليل من الأخطاء البشرية كما يتم توفير الوقت والجهد.
- إعداد التقارير المالية: من خلال وجود نظام محاسبي متكامل يمكن إعداد تقارير مالية منتظمة مثل قائمة الدخل والميزانية العمومية مما يعمل على تحليل الأداء المالي للشركة واتخاذ قرارات مبنية على بيانات دقيقة.
- الامتثال للقوانين: يضمن وجود نظام محاسبي متكامل التزام الشركة بالمعايير المحاسبية والقوانين المحلية والدولية مما يعمل في النهاية على تجنب الغرامات والمشاكل القانونية.
- تحليل الأداء: يوفر النظام المحاسبي مجموعة من الأدوات تعمل على تحليل الأداء المالي مما يساعد في تحديد الاتجاهات وتقييم الاستثمارات واتخاذ قرارات استراتيجية.
- إدارة التدفق النقدي: يعمل النظام المحاسبي على متابعة التدفقات النقدية وكذلك إدارة السيولة المالية بشكل فعال مما يعزز من القدرة على التعامل مع جميع الالتزامات المالية والتخطيط للمستقبل.
- تسهيل المراجعة والتدقيق: يسمح النظام المحاسبي للمراجعين الداخليين والخارجيين الوصول إلى بيانات موثوقة ودقيقة مما يسهل على المراجعين عملية التدقيق.
- دعم اتخاذ القرار: يقدم النظام المحاسبي بيانات وتحليلات تساعد الإدارة على اتخاذ قرارات استراتيجية نحو النمو والتوسع.
يساعدك موقع أرباح على اختيار نظام محاسبي متكامل يضمن لك القيام بكافة المهام الخاصة بشركتك على أكمل وجه، ويضم الموقع مجموعة من أمهر المحاسبين الذين يقومون بمساعدتك في اختيار النظام المثالي الذي يلبي كافة احتياجات شركتك ويدفعها نحو التوسع والنمو.
وختامًا، إن اختيار نظام محاسبي للشركات يعد قرارًا حاسمًا يؤثر على مدى فاعلية إدارة العمليات المالية ونجاح الشركة، فمن خلال قيامك بتحديد احتياجات شركتك والتأكد من سهولة الاستخدام والتكامل مع مقارنة الميزات تستطيع اختيار النظام الذي يوفر لك الأدوات الضرورية لتحقيق أهدافك بكل كفاءة وفاعلية.