محتوى المقالة من كتابة فريق المدونة ولا يعبر عن توجه فريق أرباح.
تعتبر الحسابات المالية هي الأساس في أي شركة فهي تعطي الصورة الكاملة عن الوضع المالي للشركة كما يمكن من خلال الوضع المالي اتخاذ مجموعة من القرارات المستقبلية المهمة، لكن في حقيقة الأمر قد يكون هناك مجموعة من الأخطاء المحاسبية الشائعة عند تسجيل القيود ومن الممكن أن تؤثر هذه الأخطاء على العمل إذا لم يلاحظها أحد مما يؤدي في النهاية إلى وجود تعقيدات في المعاملات المالية وقد تكون هذه الأخطاء مكلفة وتسبب ضرر كبير للشركة.
الأخطاء المحاسبية الشائعة
هناك مجموعة من الأخطاء المحاسبية التي من الممكن أن يكون لها تأثير سلبي على شركتك وفيما يلي مجموعة من أبرزها:
- المبالغة في تقدير التدفق النقدي: يعد التدفق النقدي أحد أهم الوسائل الأساسية التي يقوم عليها العمل فهي توضح مدى قدرة الشركة على دفع نفقاتها ومصارفها، ولكن هناك مثير من الشركات تبالغ في دخلها والاحتياطي الخاص بها مما يجعل من الصعب ضبط الميزانية فيما بعد وبالأخص مع زيادة الالتزامات المالية مثل رواتب الموظفين وتمويل عمليات الاستحواذ وغير ذلك.
- تسجيل الإيرادات بشكل غير دقيق: في حالة كونك لم تستطيع قياس إيرادات شركتك بشكل فعال يؤدي ذلك إلى أن تكون قيمة الدخل غير صحيحة سواء في حالة ما إذا كانت أكثر من القيمة الحقيقية أو أقل مما يؤثر بالسلب على حساب الرسوم الضريبية المستحقة مستقبلًا.
- تسجيل النفقات بشكل غير صحيح: يعتبر الفشل في تتبع نفقات الشركة من الأخطاء الشائعة والتي تؤدي في النهاية إلى ارتفاع قيمة الضريبة المطلوبة أكثر من المتوقع.
- عدم دفع الفواتير في الوقت المحدد: في الغالب يمنح البائعون ممن يقدم خدمة للشركة تاريخ استحقاق لمدة معينة وعند ارسال الفواتير للدفع قد تنسى الشركات ذلك الموعد مما يعمل في النهاية على وجود غرامات متأخرة وكذلك علاقات متوترة مع العملاء والموردين.
- تولي جميع المهام المحاسبية: يقوم بعض أصحاب الأعمال بالاستعانة بمصادر خارجية، أما البعض الآخر فقد يقوم بكل المهام المحاسبية بنفسه مما يؤدي إلى الوقوع في الأخطاء المحاسبية الشائعة ويؤثر بالسلب على الإدارة فمن المستحيل أن يكون هناك شخص واحد قادر على التمتع بالخبرة والمعرفة الكافية للقيام بكل شئ.
- الاستعانة بخبير مالي غير جيد: إدارة الشئون المالية مهمة صعبة تتطلب معرفة وخبرة كبيرة، من أجل ذلك لابد من الاستعانة بخبير مالي مؤهل وله القدرة على التعامل مع المعاملات المالية وتقليل مخاطر الأخطاء قدر المستطاع فلابد وأن يكون الخبير المالي لديه القدرة على تتبع النفقات وموازنة الحسابات المصرفية وكذلك معالجة كشوف المرتبات بسرعة وكفاءة عالية، لذلك كان من الضروري الحرص على توظيف الشخص المناسب.
- إهمال تتبع نفقات الشركات: إن القيام بتتبع نفقات الشركة يساهم في معرفة ما على الشركة وما لها ومع إهمال ذلك وعدم القيام بتسجيلها بطريقة دورية سيعرض الشركة إلى خسارة مالية بالإضافة إلى عدم قدرتها على تحصيل الفواتير في موعد استحقاقها ويعمل في النهاية إلى وجود مشاكل في موسم الضرائب مما يعوق من قدرة الشركة على النمو والتوسع.
- عدم الفصل بين الحسابات الشخصية والمهنية: قد يقوم معظم أصحاب الأعمال بعدم الفصل بين الحساب المهني والشخصي وقد يبدو ذلك في البداية شئ منطقي بسبب قلة التمويل ولكن ستظهر آثاره السلبية بعد ذلك.
- الإدارة غير الفعالة للفواتير: التدفق النقدي هو أمر ضروري وبالغ الأهمية من أجل استمرار الشركة في العمل وتعبر الفواتير المستحقة من البائعين مصدر أساسي لذلك التدفق وفي حالة التأخر في الدفع تعاني الشركة من نقص في الأموال مما يدفعها إلى العمل لوقت إضافي لتغطية هذا العجز، وفي حالة ما إذا كان هناك إدارة فعالة للفواتير يساهم ذلك في وصول دخلك في الوقت المحدد مما يساعد على الالتزام بدفع المستحقات المالية في الوقت المحدد.
- عدم الاستعداد بشكل كافي للموسم الضريبي: في حالة كونك صاحب شركة صغيرة وترغب في توفير المال فيمكنك إعداد الإقرار الضريبي بنفسك باستخدام أحد البرامج المحاسبية ولكي تكون قادر على القيام بذلك بالشكل الصحيح لابد من تسجيل كافة المعاملات المالية والاحتفاظ بها طوال السنة المالية من الإيصالات والفواتير وغير ذلك وفي حالة عدم توافر هذه المعلومات قد يكون من الصعب تقديم الضرائب بدقة في الوقت المحدد.
كيفية تجنب حدوث الأخطاء المحاسبية
يمكنك اتباع مجموعة من الخطوات لضمان تجنب الأخطاء المحاسبية الشائعة والقدرة على إدخال البيانات بطريقة صحيحة في النظام المحاسبي ومنها ما يلي:
- تدريب الموظفين والمحاسبين على دقة إدخال البيانات: لابد من التأكد من أن الموظف المسؤول عن إدخال البيانات في النظام المحاسبي على علم ودراية كافية بمبادئ المحاسبة وطبيعة الحسابات، فلابد من أن تقوم بشرح النظام المحاسبي الخاص بك بالإضافة إلى توفير البرامج اللازمة لتسهيل عملية الإدخال.
- عدم ضغط الموظفين: في حالة تعرض الموظفين إلى ضغط العمل يؤدي ذلك إلى ارتكاب الأخطاء لذلك لابد من التفكير في الطرق التي يمكن من خلالها تبسيط عملية الإدخال لتجنب الأخطاء البسيطة.
- الاستفادة من أحدث البرامج المحاسبية: حيث يتم تحديث إصدارات البرامج والأنظمة المستندة إلى السحابة بطريقة دورية لتبسيط العملية المحاسبية، لذلك لابد من الاطلاع على هذه التحديثات لتطبيقها على نظامك المحاسبي.
- تنفيذ الضوابط الداخلية: لابد من القيام بعمل الممارسات التي تساعد على اكتشاف الأخطاء المحاسبية وتصحيحها، على سبيل لابد من مراجعة بطاقات الائتمان بطريقة مستمرة للتأكد من إدخال الرسوم بشكل صحيح في النظام المحاسبي.
- التحقق من وجود اختلافات بين الميزانية والنفقات الفعلية: تساعدك مقارنة نفقاتك الفعلية بالمبلغ المحدد في الميزانية على اكتشاف الخطأ المحاسبي أو على الأقل تفسير وجود هذه الاختلافات.
- إجراء مراجعة مهنية دورية للحسابات: يحب مراجعة الحسابات بصورة مستمرة ودورية للتأكد من أنها تعكس النفقات وتتوافق مع مبادئ المحاسبة المقبولة.
- اعتماد أفضل الممارسات والمعايير المحاسبية: لابد من القيام بتحديد مواعيد نهائية للموظفين لإدخال البيانات ومطابقتها ليتم الحصول على الأخطاء وتصحيحها بطريقة صحيحة بالإضافة إلى فهم المعايير المحاسبية ودمجها في النظام المحاسبي لمعرفة متى وكيف يتم تسجيل الإيرادات والنفقات.
- الاستعانة بشركة محاسبية خارجية: فمن الممكن أن تتولى شركة محاسبية خارجية أعمال قسم المحاسبة الداخلية في الشركة مثل القيام بمعرفة الحسابات الدائنة والمدينة والرواتب والتقارير الإدارية والمالية، مثل شركة أرباح التي تقدم توفر جميع الخدمات المحاسبية والمالية على أفضل مستوى ممكن.
تأثير الأخطاء المحاسبية على الشركة
قد تؤثر الأخطاء المحاسبية الشائعة على الشركة سواء كان هذا التأثير صغيرًا أو كبيرًا وفي الحالتين تكون هناك عواقب سيئة ومنها بيان الدخل الخاطئ وكذلك بيان التدفق النقدي الغير صحيح وإجمالي النفقات الخاطئة، زيادة تكاليف العمالة، حيث يستغرق التصحيح وقت طويل من الموظفين، التأخر عن سداد الفواتير لحيت اكتشاف الخطأ المحاسبي مما يعمل على وجود فوائد إضافية، مطابقة غير صحيحة للدخل والنفقات بالنسبة للشركات التي تستخدم المحاسبة على أساس الاستحقاق.
وختامًا، تعتبر المعلومات المحاسبية الدقيقة أمر ضروري وبالغ الأهمية بالنسبة للمؤسسات الصغيرة وذلك من أجل تجنب الأخطاء المحاسبية الشائعة فلابد من وضع العمليات والضوابط للمساعدة في تقليل ظهور هذه الأخطاء، كما يمكنك التواصل مع موقع أرباح الذي يوفر مجموعة من الخدمات المحاسبية التي تساعدك في الحصول على رضا العملاء وتحقيق نسبة عالية من الأرباح في وقت قليل.