محتوى المقالة من كتابة فريق المدونة ولا يعبر عن توجه فريق أرباح.

في إطار التحول الرقمي السريع الذي نعيشه أصبحت انواع الفواتير الالكترونية جزءًا أساسيًا من أي نظام تجاري، فالفاتورة الإلكترونية ليست مجرد بديل الفاتورة التقليدية فقط ولكنها تعتبر أداة تساعد على تعزيز الكفاءة والشفافية، كما أنها تسهل من عملية الامتثال للمتطلبات القانونية، وفي هذا المقال سنتناول كل ما يتعلق بالفاتورة الإلكترونية ودورها في تحسين إدارة الأعمال وتوفير الوقت والجهد لأصحاب الأعمال.

انواع الفواتير الالكترونية

يمكن تعريف الفاتورة الإلكترونية على أنها وثيقة إلكترونية تصدر وتحفظ باستخدام نظام إلكتروني يتماشى مع متطلبات الهيئة الضريبية المعنية، وتعد هذه الفاتورة بديلًا رقميًا عن الفاتورة التقليدية، وتتمتع الفاتورة الإلكترونية بنفس القوة القانونية والمصداقية التي تتمتع بها الفاتورة التقليدية، ومن انواع الفواتير الالكترونية ما يلي: 

الفاتورة الضريبية

تسمى الفاتورة الضريبية B2B أي أنها ترسل بين شركة وأخرى ولابد أن تحتوي على والعناصر التالية: 

• المعلومات الخاصة بالمشاريع مثل الاسم والعنوان.
• رقم الفاتورة.
• اسم المنشأة وعنوانها.
• السعر.
• رقم المنشأة الضريبي.
• تحديد الكمية.
• وصف المنتج أو الخدمة المقدمة.
• التاريخ.

الفاتورة الضريبية المبسطة

تسمى الفاتورة الضريبية B2C والتي يتم إرسالها من شركة إلى عميل، ولابد أن تكون متوافقة مع شروط وعناصر الفاتورة الضريبية المبسطة المعمول بها في المملكة العربية السعودية.

أسباب التحول إلى نظام الفاتورة الإلكترونية 

في إطار الحديث عن انواع الفواتير الالكترونية، نجد أن هناك مجموعة من الأسباب الدافعة إلى التحول لهذا النظام ومن هذه الأسباب ما يلي: 

الالتزام بالتوجه الحكومي

تتجه الحكومات نحو الفوترة الالكترونية كجزء من التحول الرقمي الذي يشهده العالم، لذلك قامت الكثير من الشركات والأنشطة التجارية بالبدء في إصدار الفواتير الإلكترونية لعملائها، ففي المملكة العربية السعودية أصبح هناك نظام  “فاتورة”  والذي وضعته هيئة الزكاة والضريبة والجمارك وجعلت من لا يلتزم به من الأنشطة التجارية يقع في مخالفات.

مواكبة العصر الرقمي 

نحن الآن نعيش في عصر الذكاء الاصطناعي والتقدم التكنولوجي لذلك لابد من استخدام نظام أكثر أمانًا وسهولة لتسجيل المدفوعات، كما أنها هناك الكثير من المنصات السحابية التي تقوم بتنظيم الفوترة الالكترونية مهما كان حجم الشركة أو النشاط التجاري، ومن ضمن هذه المنصات تظهر شركة أرباح والتي يمكن أن تساعدك على تنظيم الفاتورة الإلكترونية الخاصة بمجال عملك.

ترشيد النفقات ورفع الكفاءة 

تساهم الفاتورة الإلكترونية في خفض التكاليف المرتبطة بالطباعة والارسال عبر البريد، بالإضافة إلى ذلك فإن الفوترة الالكترونية تجعل التدفق النقدي لكافة المؤسسات أكثر سرعة وسلاسة، كما أن الفواتير الإلكترونية تقلل من نسبة الأخطاء التي كانت تظهر في الفواتير التقليدية الأمر الذي يضمن وجود معاملات مالية أكثر دقة.

ضمان الاستدامة البيئة 

يعتبر الاعتماد على الفاتورة الإلكترونية هو أحد أشكال دعم الاستدامة البيئة، فمن خلال استخدام هذه الفواتير يتم تقليل الحاجة إلى قطع الأشجار لاستخدام الأوراق في تصميم الفواتير التقليدية، الأمر الذي يحافظ على الغطاء النباتي على الأرض وزيادته.

تقليل فرص الاحتيال والتهرب الضريبي

عملية الاعتماد على الفاتورة الإلكترونية يأتي من نظام محكم يحتوي على الكثير من إجراءات الحماية والأمان وذلك عن طريق التشفير والخوادم السحابية، مما يساعد الجهات الحكومية على ضمان صحة الفواتير وسلامتها من عمليات غسيل الأموال والتهرب الضريبي.

أمور يجب مراعاتها في شكل الفاتورة الإلكترونية 

تتضمن انواع الفواتير الالكترونية مجموعة من النقاط الأساسية التي لابد من مراعاتها تبعًا للضوابط والشروط التي يحددها النظام الضريبي في كل دولة، ومن أهم النقاط ما يلي: 

البيانات الضرورية 

من اللازم أن تحتوي الفاتورة الإلكترونية على معلومات محددة وضرورية مثل اسم وعنوان المورد والمستفيد، بالإضافة إلى تفاصيل خاصة بالسلع والخدمات المقدمة، وكذلك الكمية والسعر والضريبة المطبقة.

التوقيع الرقمي

لابد أن يحتوي شكل الفاتورة على توقيع رقمي يثبت صحة المستند، حيث يمكن استخدام هذا التوقيع الرقمي للتأكد من أن الفاتورة لم تتعرض لأي تلاعب أو تغيير غير مصرح به.

التوافق مع القوانين الضريبية

يحب أن تلتزم الفاتورة الإلكترونية بالقوانين واللوائح الضريبية المطبقة في الدولة، حيث يشتمل ذلك على الامتثال للمعايير التنظيمية والتقنية المحددة للفوترة الإلكترونية.

الاحتفاظ والتخزين

من الضروري أن تخزن الفاتورة الإلكترونية لفترة زمنية محددة تبعًا لمتطلبات الضرائب، حيث يمكن تخزينها في صيغة إلكترونية أو ورقية بحس بالقوانين المعمول بها.

آلية عمل نظام الفواتير الإلكترونية في السعودية 

وضعت هيئة الزكاة والضريبة والجمارك السعودية آلية تنظم بها عملية إصدار الفاتورة الالكترونية من منظور ضريبي، وقد اعتمدت طريقة تعتمد على التدرج في تحقيق التحول الرقمي المالي في إصدار الفواتير، وقد جرى على النحو التالي: 

المرحلة الأولى 

وقد أطلق عليها مرحلة الإصدار والحفظ ويتم من خلالها تطبيق قاعدة الفواتير الإلكترونية على الشركات والأنشطة التجارية والتي ينطبق عليها لائحة الفوترة التي تم إصدارها، وقد أوضحت هيئة الزكاة خلال تلك المرحلة البيانات التي يجب أن يتم إدراجها في كل فاتورة إلكترونية يتم إصدارها.

المرحلة الثانية

وقد أطلق على هذه المرحلة مرحلة الربط والتكامل، ومن هنا فقد أصبح من الواجب على الشركات والأنشطة التجارية المعتمدة على نظام الفاتورة الإلكترونية أن تقوم بالربط بين نظام التحصيل الرقمي وإصدار الفواتير الخاص بها ونظام الفاتورة الخاص بهيئة الزكاة لكي تتمكن من متابعة الفواتير والمدفوعات.

يمكنك التواصل مع أفضل موقع استشارات مالية للمساعدة في إرسال الفواتير الإلكترونية الخاصة بك إلى عملائك.

وختامًا، بعد أن تعرفنا على انواع الفواتير الالكترونية فقد تبين لنا أنها تمثل تحولًا هائلًا في عالم الأعمال والتجارة وذلك لأنها ليست مجرد ورقة إلكترونية يتم استبدالها بالفاتورة التقليدية ولكنها أداة فعالة وآمنة تحقق الشفافية والمصداقية، كما تساهم في تحسين كفاءة العمليات التجارية، فمن خلال تبني هذه الطريقة يمكن للشركات أن تحقق العديد من المزايا منها تقليل التكاليف وتوفير الوقت والجهد.