محتوى المقالة من كتابة فريق المدونة ولا يعبر عن توجه فريق أرباح.
في ظل التحول الرقمي الذي نعيشه اليوم ظهرت برامج الفوترة الإلكترونية لتقضي على سلبيات نظام الفاتورة بمعناه التقليدي، فالمعاملات المالية من أكثر الأمور المعقدة التي تواجه المؤسسات بصفة عامة، بسبب كثرة تفاصيلها وطولها وزيادة احتمالية الخطأ، ولكن في ظل نظام الفاتورة الإلكتروني أصبحت الأمور أكثر مرونةً وسهولةً، خلال السطور التالية سنتعرف على مفهوم الفوترة الإلكترونية في المملكة وأهم الفوائد التي تعود على المؤسسات من استخدامها.
برامج الفوترة الإلكترونية
إن أبسط تعريف للفاتورة الإلكترونية هي ذلك النوع الذي يتم إصداره وحفظه وتعديله بصيغة إلكترونية، ولا يعني ذلك عدم احتوائها على كافة تفاصيل الفاتورة الضريبية، ولكن على العكس فهي نظام شامل متكامل.
تتضمن الفاتورة الإلكتروني مجموعة من المكونات مثل الرقم الفريد الخاص بها والتوقيع والختم الإلكتروني وصيغتها والعناصر المضمنة فيها.
تنطوي برامج الفوترة الإلكترونية على العديد من الفوائد التي تعود على الشركات والمؤسسات مثل:
- التأكد من استكمال كافة البيانات الرئيسية بدقة ومرونة عالية.
- سهولة التأكد من صحة التوقيع الإلكتروني وفعاليته وسريانه لتفادي التعامل مع الكيانات الوهمية.
- إمكانية استخدام نظام الفاتورة الإلكتروني كوسيلة فعالة للترويج والدعاية للشركة.
- الحصول على رضا العملاء بسبب التسهيلات التي يقدمها هذا النظام، المتمثلة في سهولة إرسال الفواتير بنسخة رقمية أثناء توفير وسائل الدفع الإلكترونية.
- سهولة الرجوع إلى الفواتير في أي وقت لمراجعتها أو طباعتها، وهو ما لا يتوفر في نظام الفاتورة التقليدي، مما يساهم في توفير وقت وجهد الموظفين في المؤسسة.
- سهولة التخزين والأرشفة والحفظ على عكس الأنواع الورقية التي تتطلب العديد من إجراءات السلامة المخصصة ضد الفقد أو التلف.
فوائد برامج الفوترة الإلكترونية العملية
تقدم برامج الفوترة الإلكترونية العديد من الفوائد التي تزيد من كفاءة العمليات المالية، فهي ليست وسيلة فعالة لتقليل استخدام الأوراق، ولكنها أداة تساعد المؤسسات للوصول إلى الكثير من المنافع من أبرزها ما يلي:
- الكفاءة: تجعل الفواتير الإلكترونية نظام الفواتير أكثر مرونةً وكفاءةً، فيمكن تتبعها بكل سهولة، كما يمكن الوصول إليها في أي وقت ومن كل مكان.
- توفير الوقت: يستغرق نظام الفواتير بمعناه التقليدي وقتًا كبيرًا مقارنةً بنظام الفوترة الإلكتروني، وبذلك فإن هذا النظام يساعد على توفير الوقت الذي يمكن تخصيصه لعمليات إدارية أخرى أكثر أهميةً.
- توفير الأموال: تقلل الفواتير الإلكترونية من من التكلفة النهائية التي كانت تنفق على الأوراق والبريد والطابعات، كما أن تخزينها أقل تكلفةً من تخزين الأنواع الورقية.
- دقة البيانات: تقلل برامج الفوترة الإلكترونية من الأخطاء التي يقع فيها العنصر البشري، ولذلك فإن البيانات التي نحصل عليها من هذا النظام دقيقة للغاية.
الخصوصية والأمان في الفواتير الإلكترونية
تعتبر الفواتير الإلكترونية جزءًا أساسيًا من نظام التحول الرقمي الذي يشهده العالم، كما أن الخصوصية من أهم المحاور التي لا يخلو منها أي نظام، وتحافظ برامج الفوترة الإلكترونية على أمان وخصوصية البيانات على النحو التالي:
- حماية البيانات: تشتمل الفواتير الإلكترونية على معلومات حساسة يشترط حمايتها من خلال بعض المزايا التي يوفرها أفضل برنامج فوترة إلكتروني مثل التحقق من الهوية وحماية كلمات المرور وتشفير البيانات.
- الخصوصية: تحرص أي مؤسسة على الحفاظ على نظام الخصوصية لديها، يمكن للشركات التأكد من أن البيانات الخاصة بها محمية ولا يسهل الوصول إليها إلا للمصرح لهم فقط.
- التوافق مع اللوائح والقوانين: يجب على المؤسسات التحقق من توافق الفواتير الإلكترونية مع القوانين واللوائح سواء المحلية أو العالمية.
كيفية حماية الفواتير الإلكترونية
يتطلب الحفاظ على أمان وسلامة الفواتير الإلكترونية التواصل مع فريق الأمان لديك، والتحقق من أن كافة إجراءات الأمان معمول بها ومحدثة، ويمكن الوصول إلى ذلك من خلال إتباع مجموعة من الإرشادات مثل:
- استخدام البرامج المحدثة: تحقق من إستعمال أحدث البرامج والتطبيقات الخاصة بنظام الفوترة الإلكترونية، كالأنواع التي يقدمها موقع أرباح الذي يوفر لكل أصحاب الشركات أفضل الخدمات المحاسبية لضمان الحصول على رضا العملاء وتحقيق نسبة عالية من الأرباح في وقت قليل.
- تدعيم الأمان على الشبكات: قم باستخدام تقنيات الأمان مثل التشفير وجدران الحماية وتقنيات الحماية الكاملة من أي فيروسات.
- التوعية والتدريب: تحقق من تقديم التدريب اللازم للعمال والموظفين عن الممارسات الأمنية المثالية والسلوكيات التي يجب إتباعها أثناء استخدام الفواتير الإلكترونية.
يقدم موقع أرباح أفضل برامج الفوترة الإلكترونية من خلال نظام سحابي سهل الاستخدام يقوم بتسجيل البيانات والحركات بشكل لحظي لضمان دقتها، كما يوفر الموقع خدمات محاسبية متكاملة لتحقيق أهداف المؤسسات بسهولة، فإذا كنت ترغب في تحقيق رضا العملاء فعليك بالتواصل مع موقع أرباح.