محتوى المقالة من كتابة فريق المدونة ولا يعبر عن توجه فريق أرباح.
إن عملية اختيار برنامج محاسبة لإدارة شركتك له تأثير كبير على اتخاذ القرارات المستنيرة وكفاءة الإدارة المالية بالإضافة إلى القدرة على تحسين العمليات المحاسبية، ونجد أن هناك الكثير من البرامج المحاسبية منها ما هو جيد ومنها ما هو غير ذلك، فهناك مجموعة من المعايير التي لابد من تواجدها في برنامج محاسبة يمكنه تغطية احتياجات شركتك.
برنامج محاسبة
في ظل العصر الرقمي الذي نعيشه لابد من اختيار برنامج محاسبة سحابي لعملك، ولكن قبل اختيار البرنامج لابد من معرفة ما هو النظام المحاسبي الإلكتروني فهو عبارة عن برنامج يمكن تخزينه على الحاسوب الرسمي للمنشأة ليوفر كافة الاحتياجات المحاسبية التي قد تكون بحاجة إليها ومن معايير اختيار برنامج المحاسبة مايلي:
- سهولة الاستخدام: أول ما ينبغي البحث عنه في برنامج المحاسبة هو سهولة استخدامه فهو أمر ضروري للغاية لذلك لابد من التأكد من أنه ذات واجهة سهلة ويمكن تنفيذ المهام الشائعة من خلاله مثل إنشاء التقارير وإدخال المعلومات وكذلك إدارة الفواتير.
- التكامل مع الأدوات الأخرى: في الوقت الذي نعيش فيه من الشائع استخدام الأدوات والبرامج لإدارة جوانب مختلفة من عملك لذلك لابد من التأكد من أن البرنامج الذي قد تم اختياره يستطيع أن يتكامل بكل سهولة ويسر مع التطبيقات الأخرى بما في ذلك أدوات المشاريع أنظمة إدارة علاقات العملاء.
- توافر الميزات المحاسبية الأساسية: تأكد من أن البرنامج الذي تختاره يوفر الميزات المحاسبية الأساسية ومنها إدارة الحسابات الدائنة والمدينة وإعداد التقارير المالية وكشوف المرتبات.
- التكلفة: ويعد هذا العامل أحد أهم العوامل التي لابد من أن تؤخذ في الحسبان، فمن الضروري تقييم خطط التسعير المختلفة التي يقدمها مقدمي هذه البرامج واختيار الأفضل من بينهم بما يناسب ميزانيتك وكذلك لابد من وضع تكاليف الدعم الفني والتدريب والصيانة في الاعتبار.
- قابلية التوسع: العمل الصغير بمرور الوقت سيكبر وبالتالي لابد وأن تتغير الاحتياجات المحاسبية وفقًا لذلك، فأثناء البحث عن برنامج محاسبة لابد من التأكد من أنه قابل للتطوير بدرجة كافية ليواكب نمو العمل ويتكيف مع الاحتياجات الجديدة.
- أمان البرنامج المحاسبي: في حالة كونك تبحث عن نظام محاسبي يناسب أعمالك فلابد وأن تبحث أيضًا عن ميزة الأمان حتى لا يتم عرض بياناتك المالية على الملأ، فمن الضروري التأكد من أن برنامج المحاسبة الذي قمت باختياره لا يقوم بمشاركة بياناتك المحاسبية أو يقوم بالإفصاح عنها مع أي طرف خارجي.
- دعم الربط التلقائي: من الضروري معرفة ما إذا كان البرنامج الذي قد قمت باختياره يدعم الربط التلقائي أم لا مع أشهر التطبيقات التي تقوم باستخدامها، فإذا كان يدعمها فعليك باختياره فهذه الميزة تعد واحدة من أهم الميزات التي لابد من البحث عنها عند اختيار برنامج محاسبة يتناسب مع اعمالك.
العوامل التي يجب مراعاتها عند اختيار برنامج المحاسبة الخاص لشركتك
يتضمن كل برنامج محاسبة مجموعة متميزة من الخصائص والميزات مع خيارات متنوعة من حيث القدرات وإمكانية الاستخدام والسعر وغيرها من العوامل التي تجعل الاختيار صعبًا على البعض.
ولتسهيل الأمر عليك قد تم وضع المعايير الثلاثة التالية لتحديد برنامج المحاسبة المناسب لك وهذه المعايير تتمثل في
- السعر: فهل تفضل برنامج منخفض التكلفة ذو قدرات محدودة أم برنامج عالي التكلفة ذو قدرات عالية
- سهولة الاستخدام: هل تفضل استخدام برنامج يعمل على أجهزة الكمبيوتر أم برنامج سحابي يمكن الوصول إليه من أي مكان، وهل تود أيضًا أن يتم تحميله على الأجهزة الذكية أم لا، كما أنه لابد من معرفة عدد الأشخاص الذين يقومون باستخدام البرنامج في الشركة.
- الميزات: لابد من معرفة ما الخصائص التي لابد أن يشتمل عليها البرنامج فهل تكتفي فقط بإدارة الحسابات المدينة والدائنة وإعداد التقارير المالية أم أنك تود أن يكون أشمل من ذلك ليساعدك على إدارة المخزون في الشركة بالإضافة إلى بعض الخدمات الأخرى مثل تنظيم كشوف الرواتب وإدارة المشاريع في إطار زمني محدد.
الإجابة على هذه الأسئلة ستساعدك على اتخاذ القرار الصحيح واختيار البرنامج الافضل المناسب لطبيعة وحجم شركتك.
مزايا برنامج المحاسبة
تعد المحاسبة بمثابة النمو الأساسي لكافة الشركات وتعتبر مهمة تستغرق وقتًا طويلًا لذلك كان من الضروري وجود برنامج محاسبة خاص لشركتك مهما كان نوع شركتك كبيرة أو صغيرة ومن مميزات تلك البرنامج ما يلي:
- التسجيل الإلكتروني: أهم ما يميزها أنها تقوم بالاحتفاظ بسجل كامل لجميع المعاملات بصورة تلقائية، بالإضافة إلى إمكانية تسجيل كافة المعاملات بشكل منتظم ومتناسق مع القوانين واللوائح ومعايير الامتثال القانوني في الدولة.
- توفير الوقت: تساعد برامج المحاسبة على توفير وقتك الثمين، حيث تقوم تلك البرامج بتسجيل كافة المعاملات كما أنها تدير أموال شركتك وتفتح لك الطريق لكي تهتم بأشياء أخرى، ويمكنك القيام بتسجيل المعاملات بمفردك من خلال البرنامج دون الحاجة لمحاسب.
- إدارة الحسابات: تعمل تلك البرامج على تسجيل الشيكات والتحويلات من بنك لآخر بالإضافة إلى إمكانية إضافة خزينة المستخدم وتسجيل الخزينة وكذلك تسجيل المصروفات التأسيسية والعامة والحسابات الشخصية، إدارة وتسجيل حسابات الشركة، إمكانية التحويل من خزينة إلى أخرى.
- دقة البيانات والحسابات: البرنامج المحاسبي يساعد على تقليل الأخطاء، فمن الممكن أن يخطأ المحاسب العادي على الورق، أما برنامج المحاسبة يقضي على أي نسبة خطأ متوقعة، كما يقوم بإخراج البيانات بمنتهى الدقة.
وختامًا، في حالة كونك تبحث عن برنامج محاسبة مناسب لشركتك فلابد وأن تفكر في كافة البيانات التي يوفرها البرنامج ومن ثم تحديد الاحتياجات الحقيقية للشركة وكذلك لابد من معرفة الخصائص التقنية للبرنامج وتكلفته ونجد أن هناك الكثير من برامج المحاسبة السحابية في السوق التي يمكنها أن ترتقي بعملك إلى القمة، يأتي على رأسها البرنامج الذي يقدمه موقع أرباح.