محتوى المقالة من كتابة فريق المدونة ولا يعبر عن توجه فريق أرباح.

إذا كنت ترغب في إدارة مشروعك بشكل مربح، فلابد من مراعاة تقليل التكاليف التشغيلية من خلال تطبيق بعض السياسات والأساليب التي من شأنها أن تعمل على توفير التكلفة والحد من الهدر قدر الإمكان، كما يمكنك الاستعانة ببعض الخدمات أو التقنيات من خارج شركتك للقيام ببعض الأمور المهمة التي تضمن لك استمرار نشاطك، بالإضافة إلى ضرورة اتباع استراتيجية صارمة تضمن لك إنفاق التكاليف التشغيلية الأساسية فقط.

تقليل التكاليف التشغيلية 

التكاليف التشغيلية هي جميع التكاليف التي ترتبط بإدارة الأعمال التجارية والتي تتكون من أجور الموظفين ورواتبهم، بدل الخدمات والايجار ونفقات التسويق والنفقات العامة.

ويعتبر حساب النفقات التشغيلية من الأمور الضرورية أثناء إقرار الميزانيات الفعالة لتلك النفقات الجارية، كما يمكننا استخدام قيمة التكلفة التشغيلية لتقدير تكاليف إدارة الشركة على المدى الطويل وتوقع قيمة النفقات، بالإضافة إلى وضع الخطط التنموية المستقبلية.

وقبل التعرف على كيفية تقليل التكاليف التشغيلية لابد من معرفة أنواع التكاليف التشغيلية التي تنقسم إلى ثلاثة أنواع: 

التكاليف الثابتة 

التكاليف الثابتة هي تلك التكاليف التي لا تتغير بتغير إنتاجية العمل، إلا أنها لا تعد مقياسًا لإنتاجية الشركة، حيث يتعين على الإدارة إنفاقها في جميع الأحوال حتى في حالة لم يقدم الموظفين أداءًا جيدًا مثل بدل الإيجار والخدمات والتأمين، بالإضافة إلى الرواتب الإدارية.

التكلفة المتغيرة 

هي تلك التكاليف التي تختلف لاختلاف حجم الإنتاج الذي تنتجه الشركة، فمن الطبيعي أن ترتفع تكاليف الشركة مع ارتفاع تكاليف الإنتاج، وذلك لأنها قد تحتاج إلى شراء المواد الخام أو توظيف عمالة زائدة أو استهلاك الكهرباء بشكل أكبر، كما تشمل المواد الخام والكهرباء والعمالة المباشرة.

التكاليف شبه المتغيرة 

هذا النوع من التكاليف يجمع بين النوعين السابقين ويمكن أن يتغير بتغير معدلات الإنتاج، ومن أمثلة هذا النوع تكاليف الصيانة وأجور العمل الإضافي للموظفين داخل الشركة.

سياسات تقليل النفقات التشغيلية 

وفي إطار الحرص على تقليل التكاليف التشغيلية هناك بعض السياسات التي يمكن اتباعها لتقليل تلح التكاليف خاصةً بالنسبة للمشاريع الصغيرة.

اعتماد بيئة العمل الهجينة 

اتجهت العديد من الشركات في الآونة الأخيرة إلى نموذج العمل الهجين الذي أصبح من المحركات الرئيسية في الاقتصاد المعاصر، حيث نلاحظ تغيير طريقة إدارة الشركات التقليدية من خلال المكاتب لتحل محلها بيئة العمل الهجينة والتي يقوم فيها الموظفين بالعمل عن بعد بدوام كامل من منازلهم، إلى جانب إمكانية الحضور في أيام محددة وإمكانية تأدية عملهم عن طريق دمج الأسلوبين معًا.

باستخدام تلك السياسة سوف تقلل بدل إيجار المكاتب، وكذلك توفير تكلفة نقل الموظفين وفواتير الكهرباء وأي تكاليف أخرى قد ترتبط بإدارة مكتبك.

الاستثمار في التكنولوجيا 

يساهم استخدام التكنولوجيا بشكل كبير في تقليل النفقات وزيادة الكفاءة، وكذلك الاستعانة بالتقنيات المختلفة مثل الحوسبة السحابية والاتصالات الرقمية التي تساعد على تقليل الحاجة إلى القوى العاملة مع استمرار توفير النتائج القابلة للمقارنة.

كما تساهم تلك الأتمتة في تقليل حاجتك إلى العمل اليدوي، وكذلك تقليل الأخطاء وزيادة مستوى الكفاءة في جميع أقسام الشركة.

وهو ما توفره لك شركة أرباح من خلال استخدام الحلول البرمجية مثل برامج الجدولة وإدارة المهام وخدمة العملاء وغيرها.

تصحيح الأخطاء الإدارية 

يساعدك تحديد وإصلاح الأخطاء الإدارية على تقليل التكاليف التشغيلية والتي تشمل كافة الأخطاء المتعلقة بالموارد المهدرة وعمليات الإدارة الغير فعالة، وكذلك الاستخدام الخاطئ للموارد البشرية، حيث يمكنك تحليل كل عملية بشكل منفصل وتخفيض النفقات الثانوية.

استئجار مكتب افتراضي

يعتبر المكتب الافتراضي من أفضل الحلول لتوفير التكلفة العامة وتحسين الكفاءة، كما يمكن للشركات التمتع بخدمات المكاتب الافتراضية مثل مساحات العمل المشتركة والخدمات البريدية والاتصال بالانترنت، وكذلك خدمات الاتصال الهاتفي بتكلفة أقل كثيرًا من تكلفة المكاتب التقليدية.

إلغاء الاشتراك في البرامج الغير مستخدمة 

يمكنك الاشتراك في باقات الخدمات البرمجية التي تقدمها بعض الشركات والتي تعد من الوسائل الفعالة لتقليل التكاليف دون الحاجة إلى تكبد تكلفة شرائها بشكل مباشر.

وذلك لأن العديد من الشركات قد تدفع مبالغ كبيرة لاشتراكات برامج لم تعد تستخدمها، لذلك من المهم اختيار البرامج التي تفيدك فقط حتى لا تقوم بالدفع مقابل خدمة لا يمكنك الاستفادة منها.

وبالتالي لابد من الحرص على دراسة اشتراكاتك النشطة وإلغاء الاشتراك في أي برامج أو خدمات لا يمكنك الاستفادة منها.

دور التكنولوجيا في تقليل نفقات التشغيل 

التكنولوجيا من العناصر التي تلعب دورًا هامًا في تقليل التكاليف التشغيلية وتحسين الأداء بشكل عام، وبالاعتماد على الأدوات والأنظمة المناسبة، حيث تتيح للشركات أتمتة العمليات وتبسيطها وتعزيز قدرات تحليل البيانات.

ومن أهم المجالات التي تساهم التكنولوجيا في تقليل التكاليف التشغيلية الخاصة بها: 

أنظمة تخطيط موارد المؤسسات 

قد يؤدي تنفيذ أنظمة تخطيط موارد المؤسسات إلى مركزية البيانات وكذلك تسهيل سير العمل وتحسين عملية صنع القرار، بالإضافة إلى دمج بعض الوظائف مثل التمويل والمبيعات وسلسلة التوريد، حيث تتيح للمؤسسات والشركات تعزيز الكفاءة التشغيلية لهم وتخفيض التكاليف.

تحليل البيانات وذكاء الأعمال 

يتم استخدام تحليلات البيانات وبعض أدوات ذكاء الأعمال بهدف الحصول على رؤية قيمة حول الأداء التشغيلي للشركات، حيث يمكن من خلال تلك الأدوات تحديد أوجه القصور والتنبؤ بالاتجاهات والتمكن من اتخاذ القرارات اعتمادًا على البيانات الصحيحة لتقليل التكلفة.

أدوات التعاون والاتصال

تلجأ الشركات إلى تنفيذ أدوات التعاون والاتصال بهدف تعزيز التواصل الداخلي والخارجي وتقليل أوقات الاجتماعات، وكذلك تحسين الإنتاجية، حيث يمكن من خلال تلك الأدوات إتاحة العمل عن بعد وتقليل تكاليف السفر، بالإضافة إلى تعزيز العمل الجماعي الفعال.

ختامًا، ومن خلال السطور السابقة أوضحنا العديد من الأساليب المختلفة التي تفيد في تقليل التكاليف التشغيلية في الشركات الصغيرة والكبيرة، كما يجب على تلك الشركات البحث عن أساليب جديدة لتوفير المال، ولكن مع الحرص على الحفاظ على جودة الخدمات المقدمة وتحسين الإنتاجية الخاصة بشركتك، ويمكنك الاستعانة بخدمات موقع أرباح للقيام بذلك بأقل تكلفة ممكنة.