محتوى المقالة من كتابة فريق المدونة ولا يعبر عن توجه فريق أرباح.

سواء كنت من أصحاب المشروعات الناشئة أو المشروعات الكبيرة التي تتمتع بالخبرة والكفاءة العالية في الأسواق، فحتمًا تتساءل حول كيف يمكنك تحسين نظام الفواتير في شركتك؟ وذلك لأن الإدارة المالية الفعالة هي أحد الاهتمامات الأساسية بالنسبة لكل صاحب عمل سواء كنت تمتلك شركة ناشئة أو كنت من أصحاب الأعمال، وذلك لأن تتبع الفواتير الخاصة بك يلعب دورًا كبيرًا في نجاح عملك وتوسيع مشروعك.

كيف يمكنك تحسين نظام الفواتير في شركتك؟ 

تعتبر برامج الفواتير الإلكترونية من التطورات المهمة في عالم الأعمال، وذلك لأنها تساهم في تبسيط المعاملات المالية، بالإضافة إلى تحسين كفاءة عمليات الفوترة، وسوف نوضح فيما يلي أهم فوائد استخدام برامج الفواتير الإلكترونية والتي تتمثل في: 

توفير التكاليف 

يعمل برنامج الفواتير الإلكترونية على تقليل التكاليف، وذلك عن طريق تقليل تكلفة طباعة وإرسال ومعالجة الفواتير الورقية، إلى جانب تقليل الاحتياج إلى إدخال البيانات بشكل يدوي وبالتالي تقليل التكاليف العمالية التي ترتبط بمعالجة الفواتير.

زيادة الكفاءة 

تساعدك برامج الفواتير الإلكترونية على تبسيط عمليات إصدار تلك الفواتير وتقليل الوقت اللازم لمعالجتها وإرسالها، كما توفر لك تذكيرات بمواعيد الدفع التلقائية والاشعارات.

تحسين الدقة 

برنامج الفواتير الإلكترونية يقلل من مخاطر الأخطاء التي تنتج عن إدخال البيانات بشكل يدوي بل يضمن لك إصدار الفواتير الدقيقة والسليمة الخالية من الأخطاء.

تحسين التدفق النقدي

يمكن برنامج الفواتير الإلكترونية الشركات من الحصول على المدفوعات بشكل أسرع عن طريق تقليل الوقت المستغرق لمعالجة وإرسال الفواتير، وهو ما يساهم في تحسين التدفق النقدي للشركة وإتاحة الفرصة لإعادة استثمار أموالها في عملياتها المالية أو سداد الديون المستحقة عليها.

تعزيز الأمان 

من أهم مميزات برامج الفواتير الإلكترونية هي توفير منصة آمنة لإرسال واستلام الفواتير وبالتالي التقليل من مخاطر الاحتيال أو انتهاك البيانات.

أهم الخطوات اللازمة لتحسين نظام الفواتير 

من الممكن أن تتنوع وتختلف طرق إدارة الفواتير بين الشركات، ولكن في الغالب يتم اتباع بعض الخطوات المتشابهة والتي تتضمن مايلي: 

استلام الفواتير 

يتم إرسال الفواتير من الموردين والبائعين عبر البريد الإلكتروني أو عبر الإنترنت عن طريق وجود نقطة اتصال أو عدد من الأشخاص في الشركة يستقبلون تلك الفواتير و يوجهونها نحو قسم الحسابات لإدخال بيانات الفواتير في برامج الحسابات.

مراجعة الفاتورة والموافقة عليها 

يقوم موظفو الحسابات بمطابقة الفواتير مع أمر الشراء وإيصال التسليم للتأكد من صحتها، وبعد التحقق يتم إرسال الفاتورة للموظفين المعنيين لعمل المراجعة النهائية.

دفع الفواتير 

بعد إتمام الموافقة على الفواتير، يقوم قسم الحسابات بدفع تلك الفواتير من خلال الشيكات الورقية أو استخدام طرق الدفع الإلكترونية لتحقيق أكبر كفاءة والتمكن من التتبع بشكل أفضل.

حفظ السجلات وإعداد التقارير

يتم الاحتفاظ بسجلات كافة الفواتير والمدفوعات لسهولة استرجاعها عند الحاجة وتدقيقها ومن الممكن أن تكون تلك السجلات في شكل ورقي أو رقمي حسب نظام إدارة الشركة.

أهم مميزات برامج الفواتير الإلكترونية 

تتمتع البرامج الإلكترونية المتطورة بالعديد من المميزات التي تجعلها من أهم الوسائل التي تلجأ إليها الشركات بهدف تحسين نظام الفواتير الخاص بها والوصول إلى أعلى درجات الدقة والكفاءة التي تضمن لهم إصدار الف اتير بشكل سليم ومدروس.

الفوترة المؤتمتة

تتيح تلك البرامج للشركات إصدار الفواتير بشكل تلقائي وبسرعة وهو ما يسهل على الشركات مسألة إنشاء وإرسال الفواتير.

قوالب قابلة للتخصيص 

توفر البرامج الإلكترونية للفواتير بعض القوالب القابلة للتخصيص والتي يمكن تعديلها بما يتناسب مع احتياجات شركتك.

تتبع المدفوعات

تمكن تلك البرامج الشركات من تتبع مدفوعاتها والتأكد من استلامها في الوقت المحدد لذلك.

التكامل مع برامج المحاسبة 

يمكن تحقيق التكامل بين برامج الفواتير الإلكترونية وبرامج المحاسبة الأخرى لضمان تسجيل وتتبع كافة الفواتير بشكل دقيق وسليم.

دعم العملات المتعددة

من أهم مميزات برامج الفواتير الإلكترونية هو دعمها للعملات المتعددة وهو ما يتيح للشركات إصدار الفواتير للعملاء بعملتهم المفضلة لديهم.

كيفية اختيار برنامج الفواتير الإلكترونية المناسب 

لمعرفة كيف يمكنك تحسين نظام الفواتير في شركتك؟ من الضروري الأخذ بعين الاعتبار احتياجات الشركة الخاصة بك، بالإضافة إلى بعض العوامل الأخرى المهمة التي يجب مراعاتها والتي تشمل ما يلي: 

سهولة الاستخدام 

تحرص على اختيار البرامج سهلة الاستخدام والتي تتميز بواجهة مستخدم سهلة التنقل حتى يمكنك التعامل عليها بكل سهولة ودون تعقيد.

التكامل 

المقصود بالتكامل هو توافق البرنامج مع برنامج المحاسبة الحالي الخاص بشركتك وكذلك الأنظمة الأخرى المختلفة التي تخص طبيعة عملك.

التكلفة 

لابد من توفر البرنامج بسعر معقول والتأكد من الحصول على قيمة جيدة مقابل التكلفة.

الدعم

احرص على اختيار البرنامج الذي يوفر لك الدعم الموثوق للعملاء لمساعدتك في حل أي مشكلات قد تظهر في المستقبل.

الأمان 

لابد من توفر ميزات الأمان القوية في البرنامج مثل التشفير وتخزين البيانات بشكل آمن لضمان عدم الانتهاك أو تسريب البيانات المالية بأي شكل من الأشكال.

تعتبر مؤسسة أرباح من المؤسسات الرائدة في مجال تقديم الاستشارات والخدمات المحاسبية بطريقة فعالة ومعاصرة، وذلك لأنها تعمل على إمداد الشركات والمؤسسات بجميع الحلول المحاسبية المتكاملة التي تتناسب مع تلك الشركات باستخدام أحدث التطبيقات والبرامج الإدارية التي تتيح لك فرصة التركيز في مجال شركتك وامتلاك الإدارة المالية الشاملة التي تتكون من طاقم من أمهر المحاسبين المحترفين على قدر عالي من الكفاءة والخبرة بكل أساليب المحاسبة الآمنة والفعالة.

بعد معرفة كيف يمكنك تحسين نظام الفواتير في شركتك؟ يمكنك الاستعانة ببرامج الفواتير الإلكترونية التي تعتبر الوسيلة الآمنة والفعالة لإدارة المعاملات المالية من خلال استخدام تكنولوجيا الفوترة الإلكترونية التي تتيح للشركات توفير الوقت والمال وتحسين الدقة وتعزيز التدفق النقدي مع مراعاة احتياجات شركتك الخاصة وسهولة استخدام تلك البرامج بشكل سهل وآمن بما يضمن لك الوصول إلى نظام فوترة شامل وبسيط ويحقق الأهداف المرجوة منه.