الفاتورة الضريبية هي عبارة عن وثيقة مالية تقوم بإصدارها الشركات والمؤسسات بغرض توثيق عمليات البيع والشراء مع التعرف على المبالغ المستحقة من الضرائب على هذه العمليات، وبالتالي لابد من الالتزام بإصدار الفواتير الضريبية بشكل دقيق ومحكم لضمان الامتثال للقوانين الضريبية والتجارية.

الفاتورة الضريبية

الفاتورة الضريبية هي الوثيقة المالية التي يتم استخدامها لتوثيق معاملات بيع السلع والخدمات والتي ينطوي عليها تطبيق ضريبة القيمة المضافة، يتم إصدارها من قبل البائع للمشتري بهدف تنظيم المعاملات المالية والالتزام باللوائح والقوانين الضريبية، وتظهر أهمية الفاتورة الضريبية فيما يلي: 

ضمان الامتثال القانوني  

تضمن الفاتورة الضريبية الامتثال للقوانين واللوائح المحلية، حيث تعتبر بمثابة وثيقة رسمية تثبت صحة العمليات المالية، كما توضح مدى التزام الشركة بالتشريعات الضريبية.

 تحقيق الشفافية

تسهم الفاتورة الضريبية في تحقيق شفافية أكبر فيما يتعلق بالمعاملات التجارية، فمن خلالها يحدث توثيق دقيق للمعاملات المالية بين جميع الأطراف.

تحسين إدارة الموارد المالية

توفر الفاتورة الضريبية نظرة فعالة على الإيرادات والمصروفات، مما يساعد في تحسين إدارة الموارد المالية للشركة.

تحسين التخطيط الضريبي

المعلومات الواردة في الفواتير الضريبية توفر الأساس لتحسين التخطيط الضريبي، مما يساعد الشركة على عمل استراتيجيات تقليل الضرائب بشكل قانوني.

حماية حقوق الزبائن 

توفر الفواتير الضريبية حماية لحقوق العملاء وذلك عن طريق توثيق كافة التفاصيل المالية الصفقات التجارية الأمر الذي يسهم في بناء الثقة بين الأطراف.

شروط الفاتورة الضريبية

نجد أن الفاتورة الضريبية لها مجموعة من الشروط ومن أهمها ما يلي: 

البيانات الأساسية الخاصة بالبائع والعميل

تتضمن هذه البيانات اسم المورد كما هي في السجل التجاري وكذلك العنوان الفعلي له ، بالإضافة إلى الرقم الضريبي المسجل باسم البائع، ولابد أن تحتوي أيضًا على كافة التفاصيل الخاصة بالعميل مثل اسمه وعنوانه والرقم الضريبي الخاص به إن وجد.

كافة التفاصيل الخاصة بالفاتورة الضريبية

يجب أن تحتوي الفاتورة على رقم خاص بها مميز عن غيرها من الفواتير وأن يكون مدون بها التاريخ الذي صدرت فيه الفاتورة.

كل ما يخص المعاملة 

من أهم الأشياء التي لابد من توافرها هو وجود وصف مبسط للسلعة أو الخدمة وكميتها وسعرها وذلك قبل وبعد إضافة الضريبة.

الختم والتوقيع

من أهم شروط الفاتورة الضريبية هي أن تحتوي على توقيع من الفرد المسئول عن إصدارها وكذلك ختم الشركة ورمز QR Code

كيفية إصدار فاتورة ضريبية

إذا كنت تدير منشأة تجارية أو تقدم مجموعة من الخدمات، فمن الضروري أن تكون على علم بكيفية إصدار فاتورة ضريبية وكذلك لابد وأن تكون على دراية بطريقة عمل فاتورة ضريبية إلكترونية، وإليك دليلًا مفصلًا يساعدك على فهم العملية من البداية حتى إصدار الفاتورة بشكل نظامي.

اختيار برنامج فوترة إلكتروني معتمد

ابدا باستخدام برنامج محاسبي أو نظام إصدار فواتير إلكترونية معتمد مثل أرباح لضمان التوافق التام مع الأنظمة الضريبية والقدرة على إرسال الفواتير الكترونيًا بصورة مباشرة.

إدخال بيانات المنشأة 

إدخال بيانات المنشأة بشكل دقيق والتي تشمل الاسم التجاري، رقم السجل التجاري، العنوان وأيضًا الرقم الضريبي المسجل لدى الهيئة.

إضافة بيانات العميل

ضرورة إدخال بيانات العميل أو المشتري ومنها الاسم، العنوان والرقم الضريبي إذا كان مسجلًا في ضريبة القيمة المضافة.

 تحديد البنود والخدمات

ضرورة إضافة وصف دقيق للسلع أو الخدمات المقدمة مع تحديد اسم الخدمة أو السلعة والكمية والسعر.

تطبيق ضريبة القيمة المضافة 

قم بإضافة نسبة ضريبة القيمة المضافة والتي تكون في الغالب 15% ويقوم النظام لحسابها بشكل تلقائي.

التحقق من الإجماليات

من الضروري أن يتم عرض القيم بوضوح داخل الفاتورة والتي تتضمن المبلغ قبل الضريبة، قيمة الضريبة و المبلغ الإجمالي بعد الضريبة.

مراجعة الفاتورة قبل الإصدار 

تأكد من صحة كافة البيانات مع التأكد من وجود رقم تسلسلي وكذلك رمز الاستجابة السريعة إذا كانت الفاتورة إلكترونية مع ضرورة مطابقة الفاتورة لمتطلبات الهيئة.

إصدار الفاتورة الكترونيًا

بمجرد مراجعة الفاتورة قم بإصدارها ومن ثم إرسال نسخة إلى العميل عبر البريد الإلكتروني أو التطبيق المستخدم.

الاحتفاظ بنسخة احتياطية من الفاتورة 

ضرورة الاحتفاظ بنسخة من الفاتورة بتنسيق PDF باستخدام نظام آمن للرجوع إليها أثناء التدقيق أو تقديم الاقرارات الضريبية.

تجنب الأخطاء الشائعة في الفواتير

ضرورة التأكد من تجنب الآتي: 

• عدم تضمين الرقم الضريبي.
• وجود أخطاء في الحساب اليدوي.
• غياب مجموعة من الشروط الأساسية مثل شروط الدفع.
• استخدام ترقيم غير تسلسلي أو غير موحد.

تحسين الالتزام الضريبي مع أرباح 

يساعدك أرباح على تحقيق التكامل الفعال مع الفواتير الضريبية، وذلك عن طريق إصدار الفواتير بمنتهى الدقة تبعًا للمعلومات المحاسبية، حيث يقوم البرنامج بالالتزام بالمعايير الضريبية وكذلك اللوائح والتشريعات، كما يقوم باحتساب المبالغ المستحقة للضرائب بطريقة تلقائية، الأمر الذي يقلل من الأخطاء كما يوفر الوقت والجهد.

يقوم البرنامج بإعداد تقارير ضريبية دقيقة وشاملة لتساعدك بذلك في الامتثال لكافة متطلبات الإبلاغ الضريبي، كما يقوم أيضًا  بمتابعة العمليات المالية للمساعدة في تحليل الإيرادات والمصروفات للتعرف على مدى تأثيرها على الضرائب والتكلفة الإجمالية.

تستطيع من خلال أرباح تخصيص الفواتير بحرية تامة تبعًا لاحتياجات شركتك، وفي حالة حدوث أي تغير في المعدلات الضريبية يقوم البرنامج بعمل تحديثات تلقائية للتكيف مع هذه التغيرات.

وختامًا، نجد أن الفاتورة الضريبية لها دورًا أساسيًا في العمل المحاسبي والإداري بالنسبة لأي مؤسسة فهي ليست عبارة عن وثيقة تجارية فحسب ولكنها تعتبر أداة تنظيمية يتم الاستعانة بها لإثبات المعاملات المالية والضرائب، ونظرًا لأن متطلبات الفاتورة الضريبية تختلف من بلد لآخر فمن اللازم على كل شركة أن تلتزم بالتشريعات المطبقة محليًا خاصة في ظل التشديد الرقابي من قبل هيئة الزكاة والضريبة والجمارك في السعودية.